Module 4Модуль 4

A Mental Framework for Automating Work with AIAI-аар ажлыг автоматжуулах сэтгэлгээний фрэймворк

A working session. Your department's real problems go in — a mapped automation comes out.Ажлын сесс. Танай хэлтсийн бодит асуудлууд ороход — зурагласан автоматжуулалт гарч ирнэ.

The ThesisҮндсэн санаа

Automations that stick start from business value — not from tools.Үр дүнтэй автоматжуулалт нь хэрэгслээс бус бизнесийн үнэ цэнээс эхэлдэг.

1Anchor AI to objectivesAI-ийг зорилтуудтай холбох

2Screen every idea for valueСанаа бүрийг ач холбогдлоор нь шүүх

3Turn tacit work into SOPsБичигдээгүй дадал ажлыг SOP болгон буулгах

4Design trigger → engine → outputTrigger → engine → output-ийг зохиомжлох

5Attach KPIs — measured, not assumedKPIs холбох — таамаглах бус, хэмжих

6Escalate: task → SOP → role → departmentШаталж ахиулах: даалгавар → SOP → роль → хэлтэс

The FrameworkАргачлал

One pipeline. Six stations.Нэг pipeline. Зургаан зогсоол.

1

ObjectivesЗорилтууд

2

Value screenҮнэ цэнийн шүүлт

3

SOPs & requirementsSOP-ууд & шаардлагууд

4

Trigger · Engine · OutputTrigger · Engine · Output

5

KPIsKPI-ууд

6

BuildБүтээх

The same instrument as the AI Opportunity Audit — today you run it on your own department.AI Opportunity Audit-тай ижил хэрэгсэл — өнөөдөр та үүнийг өөрийн хэлтэс дээрээ хэрэгжүүлнэ.

Stage 1 / 6Шат 1 / 6

01 · Objectives01 · Зорилтууд

Start at the top — never at the tools.Дээд түвшнээс нь эхэл — хэзээ ч хэрэгслээс биш.

Start hereЭндээс эхэл

"What does your department exist to do?""Танай хэлтэс юу хийх зорилготой вэ?"

"What are the main objectives this year — and what's in the way?""Энэ жилийн үндсэн зорилтууд юу вэ — түүнд юу саад болж байна вэ?"

✕ Not here✕ Энд байхгүй

ChatGPTCopilotn8nZapierClaudeGemini

A tool looking for a problem produces a demo. A problem looking for a tool produces an automation.Асуудал хайж буй хэрэгсэл зөвхөн демо үүсгэдэг. Хэрэгсэл хайж буй асуудал автоматжуулалтыг бий болгодог.

Stage 2 / 6Шат 2 / 6

02 · The Value Screen02 · Үнэ цэнийн шүүлтүүр

Three gates. No pass, no build.Гурван шалгуур. Тэнцэхгүй бол хөгжүүлэхгүй.

Reduce cost?Зардлыг бууруулах уу?

Increase speed?Хурдыг нэмэгдүүлэх үү?

Optimize quality?Чанарыг оновчлох уу?

BUILDБҮТЭЭХ

💡

Every candidate idea answers the three questions. One clear yes earns a capture card.Боломжит санаа бүр гурван асуултад хариулна. Нэг тодорхой 'тийм' хариулт авбал capture card үүсгэнэ.

Stage 2 / 6Шат 2 / 6

02 · Finding Candidates02 · Боломжит процессыг олох

Four angles surface the opportunities.Дөрвөн өнцөг нь боломжуудыг ил болгоно.

🔥

Problematic areasАсуудалтай хэсгүүд

Which role, SOP, or task hurts the most right now?Одоогоор ямар албан тушаал, SOP эсвэл даалгавар хамгийн их асуудал үүсгэж байна вэ?

⏱

Time-consuming tasksЦаг их шаарддаг даалгаврууд

Where do the hours actually go every week?Долоо хоног бүрийн цаг яг хаашаа урсаж байна вэ?

💰

High-value rolesӨндөр үнэ цэнтэй ролиуд

Expensive time saved is value created.Өндөр өртөгтэй цагийг хэмнэх нь үнэ цэн бүтээж буй хэрэг юм.

🧭

The customer journey — map it visually ❗Хэрэглэгчийн аяллын замнал — визуал байдлаар зурагла ❗

The journey map exposes opportunities nobody names when asked directly.Аяллын зураглал нь шууд асуухад хэн ч хэлдэггүй боломжуудыг ил болгодог.

Work Session · 1Ажлын сесс · 1

Your turn: screen your work.Таны ээлж: ажлаа шүүж үнэлээрэй.

10:00minutesминут

Write your department's objectives — and the problems in the way.Хэлтсийнхээ зорилтуудыг — мөн саад болж буй асуудлуудыг бичээрэй.

List candidate tasks from the four angles.Дөрвөн өнцгөөс боломжит даалгавруудыг жагсаана уу.

Run each through the three gates. Keep what passes.Бүгдийг нь гурван шалгуураар оруул. Тэнцсэнийг нь үлдээ.

Worksheet: task audit + discovery questionsАжлын хуудас: даалгаврын аудит + шинжилгээний асуултууд

Stage 3 / 6Шат 3 / 6

03 · SOPs & Requirements03 · SOPs & Шаардлагууд

If it lives in someone's head, write it down.Хэрэв хэн нэгний толгойд байгаа бол буулгаж бич.

how?then what?who approves?which file? 🧠 Tacit — in someone's headДалд мэдлэг — хэн нэгний толгойд

→Write it downБичиж буулга

SOP — an agent can execute thisSOP — үүнийг agent гүйцэтгэж чадна

Also capture: the systems involved, and every template or document the process touches.Мөн хамрагдсан системүүд болон процессын хүрээнд ашиглагдах загвар, баримт бичиг бүрийг тэмдэглэ.

Stage 4 / 6Шат 4 / 6

04 · The Anatomy04 · Анатоми

Every automation is trigger → engine → output.Автоматжуулалт бүр нь trigger → engine → output бүтэцтэй байдаг.

⚡TriggerTrigger…

⚙EngineEngineAI agent + your SOPAI agent + таны SOP

📄OutputГаралт…

How does it start?Хэрхэн эхлэх вэ? What runs in the middle?Дунд хэсэгт юу ажиллах вэ? What must land at the end?Төгсгөлд нь юу бэлэн болох ёстой вэ?

Work Session · 2Ажлын сесс · 2

Your turn: design one automation.Таны ээлж: нэг автоматжуулалт зохион бүтээгээрэй.

15:00minutesминут

Pick your strongest surviving opportunity.Шүүлтүүрийг давсан хамгийн шилдэг боломжоо сонгоно уу.

Write its SOP as numbered steps — tools, templates, approvals included.Үүний SOP-ийг дугаарласан алхмуудаар бичнэ үү — хэрэгслүүд, загварууд болон баталгаажуулалтыг багтаана.

Define its trigger, engine, and output in one line each.Түүний trigger, engine, output гурвыг тус бүр нэг мөрөнд тодорхойл.

Tip: describe how you brief the person who does this today — that's how you'll brief the agent.Зөвлөмж: Өнөөдөр энэ ажлыг хийдэг хүндээ хэрхэн чиглэл өгдөг вэ, agent-даа яг л тэгж чиглэл өгнө үү.

Stage 5 / 6Шат 5 / 6

05 · KPIs05 · KPIs

Value is measured — not assumed.Үнэ цэнийг таамагладаггүй, хэмждэг.

0.0hhours saved per week — against the baseline you wrote down todayдолоо хоногт хэмнэсэн цаг — өнөөдөр бичиж тэмдэглэсэн суурь үзүүлэлттэй харьцуулахад

38%error / rework rate — falling, and you can prove itалдааны / дахин хийлтийн хувь — буурч байгаа бөгөөд та үүнийг баталж чадна

Two questions: what KPIs track this process today, and what will count as success for the AI?Хоёр асуулт: Өнөөдөр ямар KPI-ууд энэ процессыг хэмжиж байна вэ, мөн AI-ийн хувьд юуг амжилт гэж тооцох вэ?

Stage 6 / 6Шат 6 / 6

06 · Log It, Then Build It06 · Эхлээд баримтжуул, дараа нь бүтээ

The Opportunity Capture Card.Opportunity Capture Card.

OpportunityБоломж

Docs / SOPs / TemplatesБаримтууд / SOPs / Загварууд

Tools / APIsХэрэгслүүд / API-ууд

Integration / TriggersИнтеграци / Triggers

KPIsKPI-ууд

Additional infoНэмэлт мэдээлэл

This card is the build spec. Agents, Skills & MCPs execute it — that's Modules 5 and 6.Энэ карт бол хөгжүүлэлтийн spec юм. Agent-ууд, Skill-үүд & MCP-үүд үүнийг гүйцэтгэнэ — энэ бол 5 ба 6-р модуль.

The End GoalЭцсийн зорилго

Escalate: task → SOP → role → department.Шаталж ахиулах: даалгавар → SOP → роль → хэлтэс.

TaskДаалгаварone deliverableнэг хүлээлгэн өгөх үр дүн

SOPSOPone workflowнэг ажлын урсгал

RoleҮүрэгa whole seatбүтэн нэг орон тоо

DepartmentХэлтэсthe whole functionбүх чиг үүрэг

One capture card at a time. The framework doesn't change — only the scope does.Нэг удаад нэг capture card. Фрэймворк өөрчлөгдөхгүй — зөвхөн хамрах хүрээ л өөрчлөгдөнө.

Module 4 · CompleteМодуль 4 · Дууссан

You leave with one opportunity, fully mapped.Та бүрэн зураглагдсан нэг боломжтой болж үлдэнэ.

Objectives anchored, value screened, SOP written, trigger → engine → output defined, KPIs attached. Bring the card to Module 5 — that's what you'll build.Зорилтоор баталгаажсан, үнэ цэнийг шүүсэн, SOP бичсэн, trigger → engine → output-ыг тодорхойлсон, KPI-уудыг уясан. Картыг Модуль 5 руу авчирна уу — энэ бол таны бүтээх зүйл юм.

NEXT · MODULE 5 — HARNESSING THE POWER OF CODING AGENTSДАРААГИЙНХ · МОДУЛЬ 5 — CODING AGENT-УУДЫН ЧАДАМЖИЙГ АШИГЛАХ НЬ