- Start from objectives — what the department is trying to achieveЗорилгоос эхлэх — хэлтэс юунд хүрэхийг зорьж байна вэ
- Screen for value — cost, speed or quality; no pass, no buildҮнэ цэнээр шүүх — зардал, хурд эсвэл чанар; тэнцэхгүй бол бүтээхгүй
- Write the SOP — the raw material an agent can executeSOP бичих — agent-ийн гүйцэтгэж чадах түүхий материал
- Design it — trigger → engine → outputЗагварчлах — trigger → engine → output
- Measure it — KPIs, not assumptionsХэмжих — таамаг биш, KPI
- Scale the scope — task → SOP → role → departmentХамрах хүрээг өсгөх — task → SOP → role → хэлтэс
Answer as you readУншингаа хариул
- These are the AI Opportunity Audit questions — the ones I ask when I audit a company. Here, you ask them of your own work.Эдгээр нь AI Opportunity Audit-ийн асуултууд — компанид аудит хийхдээ миний асуудаг асуултууд. Энд та өөрийн ажилдаа асууна.
- Write your answers down. The framework works on paper, not in your head.Хариултаа бичиж тэмдэглэ. Framework цаасан дээр ажилладаг, толгой дотор биш.
One opportunity fully mapped: problems screened, one SOP written, and one trigger → engine → output automation tied to cost, speed or quality.Бүрэн зураглагдсан нэг боломж: шүүгдсэн асуудлууд, бичигдсэн нэг SOP, зардал, хурд эсвэл чанартай холбогдсон нэг trigger → engine → output автоматжуулалт.
Objectives — and the problems in the wayЗорилго — ба замд тулгарах асуудлууд
Start at the top, never at the tools. Most failed AI projects begin with "what can ChatGPT do?" instead of "what is this department trying to achieve?"Хэрэгслээс биш, дээрээс нь эхэл. Бүтэлгүйтсэн AI төслүүдийн ихэнх нь "энэ хэлтэс юунд хүрэхийг хүсэж байна вэ?" биш, "ChatGPT юу хийж чадах вэ?" гэж эхэлдэг.
- Objectives are the anchor — an idea is only worth pursuing if it traces back to one.Зорилго бол зангуу — санаа нь аль нэг зорилготой холбогдож байж л хэрэгжүүлэх үнэ цэнэтэй.
- The problems in the way are your first automation candidates.Замд тулгарах асуудлууд нь таны автоматжуулах анхны нэр дэвшигчид.
A tool looking for a problem produces a demo. A problem looking for a tool produces an automation.Асуудал хайж буй хэрэгсэл демо бүтээдэг. Хэрэгсэл хайж буй асуудал автоматжуулалт бүтээдэг.
Finding where AI fitsAI хаана тохирохыг олох
Reduce cost? Increase speed? Optimize quality? No pass, no build.Зардал бууруулах уу? Хурд нэмэх үү? Чанар сайжруулах уу? Тэнцэхгүй бол бүтээхгүй.
The value screen. If you can't say yes to one of the three in a sentence, it doesn't get built — however clever it sounds.Үнэ цэнийн шүүлтүүр. Гурвын аль нэгэнд нь нэг өгүүлбэрээр "тийм" гэж хариулж чадахгүй бол хичнээн ухаалаг сонсогдсон ч бүтээхгүй.
Four angles surface the candidates:Дөрвөн өнцгөөс нэр дэвшигчид гарч ирнэ:
In Figma or on a whiteboard — every touchpoint, handoff and wait. The pain hides between the steps people describe.Figma эсвэл самбар дээр — харилцах цэг, шилжүүлэг, хүлээлт бүрийг. Өвдөлт нь хүмүүсийн тайлбарладаг алхмуудын хооронд нуугддаг.
Pool the candidates and screen each one. Survivors go on a capture card (below). Drop the rest without guilt.Нэр дэвшигчдийг цуглуулаад нэг бүрчлэн шүү. Тэнцсэн нь capture card-д орно (доор). Үлдсэнийг харамсалгүй орхи.
SOPs, systems & requirementsSOP, систем ба шаардлага
If the steps only live in someone's head, write them down as an SOP.Алхмууд хэн нэгний толгойд л байгаа бол SOP болгон бич.
An agent can execute a written procedure. It can't execute a habit that lives in Bilguun's head and comes out differently every time.Agent бичигдсэн журмыг гүйцэтгэж чадна. Билгүүний толгойд байдаг, өдөр бүр өөрөөр гардаг зуршлыг гүйцэтгэж чадахгүй.
- Number the steps.Алхмуудыг дугаарла.
- Keep the messy parts — approvals, exceptions, "then I check with finance." They're requirements. Skip the approval step and the automation isn't faster; it's broken.Замбараагүй хэсгүүдийг үлдээ — зөвшөөрөл, үл хамаарах тохиолдол, "дараа нь санхүүтэй шалгана." Эдгээр бол шаардлага. Зөвшөөрлийн алхмыг алгасвал автоматжуулалт хурдан болохгүй; эвдэрнэ.
Trigger → engine → outputTrigger → engine → output
Every automation has one anatomy: something starts it, something runs in the middle, something lands at the end.Автоматжуулалт бүр нэг л бүтэцтэй: ямар нэг зүйл эхлүүлнэ, дунд нь ямар нэг зүйл ажиллана, төгсгөлд ямар нэг зүйл гарна.
| PartХэсэг | The questionАсуулт | ExamplesЖишээнүүд |
|---|---|---|
| TriggerTrigger | How is this process triggered?Энэ процесс хэрхэн trigger хийгддэг вэ? | A task in Asana, a monthly or quarterly date, a Slack message arrivingAsana дээрх task, сар бүрийн эсвэл улирлын огноо, ирж буй Slack мессеж |
| EngineEngine | What runs in the middle?Дунд хэсэгт юу ажиллах вэ? | The AI agent, executing your SOP with your systems and templatesТаны систем болон загваруудыг ашиглан таны SOP-ыг гүйцэтгэж буй AI agent |
| OutputГаралт | What must land at the end?Төгсгөлд нь юу бэлэн болох ёстой вэ? | A drafted reply, a compiled report, a summary posted where the team looksБэлтгэсэн хариу, нэгтгэсэн тайлан, багийнхны хардаг газарт нийтэлсэн хураангуй |
Copy that pattern. If you brief a colleague in Slack and review their draft before it goes out, that's your automation's interface and review point, already designed.Тэр хэв маягийг хуул. Хэрэв та хамт ажиллагчдаа Slack-аар даалгавар өгч, гадагшлахаас өмнө драфтыг нь хянадаг бол энэ нь таны автоматжуулалтын интерфэйс ба хяналтын цэг — аль хэдийн бэлэн.
KPIs and evaluation metricsKPI ба үнэлгээний хэмжүүр
An automation without a number attached is an opinion.Тоо хавсаргаагүй автоматжуулалт бол зүгээр л үзэл бодол.
Set the baseline before you build:Бүтээхээсээ өмнө суурь түвшнээ тогтоо:
Let the value screen pick the KPI:KPI-г үнэ цэнийн шүүлтүүр сонгоно:
- Passed on speed → measure time.Хурдаар тэнцсэн → цагийг хэмж.
- Passed on cost → measure hours or money.Зардлаар тэнцсэн → цаг эсвэл мөнгийг хэмж.
- Passed on quality → measure error or rework rate.Чанараар тэнцсэн → алдаа эсвэл дахин ажиллах хувийг хэмж.
From map to buildЗураглалаас бүтээлт рүү
Everything you mapped has a counterpart in a coding agent:Таны зурагласан бүх зүйл coding agent-д харгалзах хэсэгтэй:
- SOP → the agent's instructionsSOP → agent-ийн заавар
- Systems list → its connections (MCPs)Системүүдийн жагсаалт → түүний холболтууд (MCP)
- Repeatable procedures → SkillsДавтагддаг журмууд → Skill
- Trigger → the event that wakes itTrigger → түүнийг сэрээх үйл явдал
- Output → what it delivers for your reviewOutput → таны хяналтад хүргэх үр дүн
Map it honestly and the build is translation, not invention.Үнэнчээр зураглавал бүтээлт нь зохион бүтээх биш, орчуулга болно.
Task → SOP → role → departmentTask → SOP → role → хэлтэс
- Task — one deliverable, one capture card, one win.Task — нэг үр дүн, нэг capture card, нэг ялалт.
- SOP — the whole workflow around that task.SOP — тэр task-ийг тойрсон бүтэн workflow.
- Role — the cluster of SOPs one seat owns.Role — нэг албан тушаалын хариуцдаг SOP-уудын цогц.
- Department — the function itself, with people directing agents.Хэлтэс — функц өөрөө, хүмүүс agent-уудыг удирдана.
The framework never changes on the way up; only the scope does. Master it on one small task first.Дээшлэх замд framework өөрчлөгдөхгүй; зөвхөн хамрах хүрээ өөрчлөгдөнө. Эхлээд нэг жижиг task дээр эзэмш.
Two closing questionsХаалтын хоёр асуулт
The Opportunity Capture CardOpportunity Capture Card
One card per opportunity that survives the screen. Can't fill a field? That field tells you which stage to revisit.Шүүлтүүрийг давсан боломж бүрт нэг карт. Аль нэг талбарыг бөглөж чадахгүй байна уу? Тэр талбар аль үе шат руу буцахыг хэлж өгнө.
List your recurring tasks and score each one against cost, speed and quality. Start with the highest scorer.Давтагддаг ажлуудаа жагсаагаад зардал, хурд, чанарын эсрэг тус бүрийг оноо. Хамгийн өндөр оноотойгоос эхэл.